あおば労務管理事務所

こんにちは！　酒田の社会保険労務士　村西です。

事務所の書類庫に溜まった過去の書類を処分しようと引っ張り出して床に積んでいます。もう庫内に入り切りません。法定の保管義務の切れた書類はまとめて捨てます。

ただ、個人情報満載のこの記録情報は普通の産業廃棄物と一緒にはできません。全部あらゆる面で機密なので困ったものです。

市の廃棄物焼却場に持って行って置いて帰る訳にも行きません。焼却場で万冊が見つかるとかニュースで聞いたことがあります。ということは職員が中身を空けて見ることがあるのかと思い。

今回は専門業者さんの機密証明付の廃棄契約をしますが、紙というのは溜まってしまうと処分が厄介です。だから、できるだけ印刷はしない方が良い。

社会保険の公文書などわざわざ意味の分からない暗号みたいにしてくるのに、それを和訳して印刷して紙で保存って何なのか。

これが不要とすればインクも紙も要らなくなって環境にも良く、経費削減にもなる。いわゆるペーパーレスというやつです。これが理想なのです。

これは事務所としても実現可能です。きちんと専用のサーバーを用意しています。ただ、現状ではマイナンバーの保全のためなので、これ含む書類だけです。しかし、原則としてはどんな書類も送信して保存が可能です。

結構な費用負担を負っているのになぜこれがペーパーレスに活用できないか。それは役所の調査のためです。これがデジタル化によるペーパーレスを阻んでいます。何しろ過去2年分の記録を全部紙で持って来いと言うのですから。