あおば労務管理事務所

こんにちは！　酒田の社会保険労務士　村西です。

電子申請の前、郵送で用紙のやり取りをしていた時代、役所からの通知が来ていないと顧問先様から連絡がありました。手続きは終わっているのかということです。

確認したところ、手続きの漏れや役所への送付忘れはなく、顧問先様で郵送物を見落としたのだろうと思っていました。

当事務所ではその頃から書類の手書きなどはしていないので、行った手続きは全数システムが記録しており、郵送物の送付もすべて毎日投函前に記録しています。

それに、こちらの手続き結果を顧問先様に通知する送付元の役所にも確認し、送付記録の日時と内容を確認しています。だから間違いなく顧問先様に到着はしていると思ったのです。

ところが、最近こんなことがありました。

事務所宛に郵送されてきた書類に、別の宛先の郵送物が紛れていたのです。

幸いにも、その場で気付いたので配達員さんを呼び止めて返したので、受領せずに済んだのですが、これヤバくないですかね。

当事務所の扱う情報は、とにかく個人情報とマイナンバーが必須です。だから、マイナンバーの登場を機にオール電子に切り替えたのです。こんな危ないものを紙で扱いたくはない。しかも、通常の電子メールでも危ないというので、顧問先様からのサーバー直送の仕組みも設けました。

しかし、そうでない社労士事務所が大半ではないでしょうか。要するに、未だにマイナンバー書類を郵送していると思われます。

そうすると、このような誤配があった場合どうするんでしょうか。

自分の個人情報とマイナンバーが目的外の赤の他人の宛先に届き、きちんと処理もされずそのまま廃棄されていたと考えれば、悪用されないにしても嫌ですよね。誰でもそうではないでしょうか。

しかも、郵便局なので、宛先の表記が似ていて配達先も近所の郵送物が誤配されやすいでしょう。ご近所に誤配って一番嫌ですよね。悪用されようものなら原因が不明な分、質が悪い。

これを受けて私の場合は、離職票など顧問先様の従業員個人への書類は、宛先の印刷された封筒までスキャンして記録してます。記録は一部でも信頼性がないと全部信頼できないですから。

それ以外は顧問先様の同意のない限りメールも郵送もしていません。