あおば労務管理事務所

こんにちは！　酒田の社会保険労務士　村西です。

今年は連休が多いですね。私は今日から仕事復帰しましたが、お盆ってこれからなんですかね。

私も数年前まで平日のお盆休みを取っていましたが、休んでいる間に大量の公文書が交付されて、休み明けにその処理で定例業務に重大な支障をきたしたことがあり、それ以来お盆休みを取っていません。

月額変更や算定基礎届、賞与支払届の決定通知書が大量に一気に交付されると、管理・記録しながら処理をする都合でとても大変なんです。途中で中断すると記録や管理があいまいになり、自分の仕事が自分で信頼できなくなるのです。少しでも原因不明なミスがあると全点検して原因が判明しないと全部信頼できなくなります。

なにせ、電子公文書は到達番号からたどって行き、「どこの」「なんの」公文書なのか、全部メモしておかないと、あとから探すのは大変な手間が掛かるのです。紙とは違って、外から見てそれが何なのかは分からないんですね。

今年は当時と違って、電子メールで到達番号の通知ではなく、すこし楽にはなりましたが、それでもダウンロード漏れや通知ミスを防ぐのは大変なことです。そのため、電子公文書なのに全部印刷して確認・保管しています。

デジタルファーストとか言われていますが、結局、全部デジタルで済まそうとするのはまだ自信がありません。私の場合は、画面ではなく印刷して、それを目で見てマーカーで印をつけて確認事項と確認事実を記録し、その日付を記載して顧問先様別のファイルに綴じて保管しています。顧問先様からの業務上大事なメールは印刷してクリアファイルに入れて画面の脇に置いています。それを毎日一枚一枚確認しています。

大量の事務処理が集中する時期なので、大事な公文書を休み明けまで大量にため込むことができないのです。