あおば労務管理事務所

こんにちは！　酒田の社会保険労務士　村西です。

ここ数年で行政の効率はかなり進んだんだなと思います。

何年か前ですが、お盆休みで札幌に帰省したことを激しく後悔したことを思い出しました。算定の決定通知はすぐには来ないので、その年は世間並みにお盆休みを取るかと札幌に帰省して戻ってきたら、大量の決定を伝えるメールが鬼のように着信したことがあります。

給与計算とか通常業務をしながら一つひとつメールを確認して記録して処理しても、あまりに大量なのでなかなか終わらず焦りましたね。これ以前っていつ来ていたのだろう。

あのときは一つの手続きにつき４通以上のメールが来ていました。しかも、それが何に対しての通知なのかはそのメールだけでは分かりません。到達番号というものをメモしてどの公文書に対するものなのかe-Govにアクセスして画面を見て照会しないと分からなかったので大変手間が掛かりました。

紙の時代のもっと前の話になると、算定基礎の決定通知が１０月になっても届かないという年もありました。このときは、鶴岡から山形に業務が移管された年だった気がします。あまりに遅いので山形に電話で問い合わせたら「皆額に汗して頑張ってるんです。」と聞き、あちらも苦労されているんだと納得した訳です。

さらに昔にさかのぼると、酒田や鶴岡の社会保険事務所に持参して対面で受付していました。電卓で３か月の報酬の平均が間違いないか見ていたと思います。もうそんな時代のことは、はっきり覚えてもいません。この後に返信用封筒が同封されて郵送が原則になったのです。

今は電子申請を仙台広域事務センターで処理していますので、それからは早くなりました。当時あれだけ苦労した事務作業が今年はもう終了しました。

本当は、今年も決定通知書が従前の連記式ではなく１人１通の通知書に変更されたとのことで、そんなものを印刷して確認、更新する作業だけでもとんでもない枚数と手間になりそうだったので、逆に紙の通知書に戻そうかと仙台に相談しました。そんな枚数郵送してくる訳もないので、紙の郵送では当然連記式できます。

そうしたら、電子公文書でも連記式の通知書に変換できるプログラムが公開されたとのこと。システムメーカーさんに具体的な使い方を教えてもらってＤＬしたら、公文書を見易い連記式に変換できました。素晴らしい。

事務所として行政機関ともシステムメーカーさんとも良好な関係にあると有効な情報がもらえます。これは、当然顧問先様の利益にもなります。